Masz ważne zadanie na liście. Wiesz, że trzeba się nim zająć, ale za każdym razem wybierasz coś łatwiejszego. Odpowiadasz na wiadomość, porządkujesz pliki albo dopisujesz kolejne punkty do listy. Trudne zadanie nadal czeka.
Nie zawsze oznacza to brak chęci. Czasem zadanie jest zapisane zbyt ogólnie, żeby łatwo było rozpocząć pracę. „Przygotować ofertę”, „uporządkować projekt” albo „napisać artykuł” brzmi jak cel, ale nie podpowiada, co zrobić jako pierwsze.
W tym tekście pokażę Ci prosty sposób na znalezienie pierwszego widocznego kroku. Nie musisz od razu rozwiązać całego problemu ani budować nowego systemu produktywności.
Dlaczego ogólne zadania utrudniają start?
Ogólny zapis często zawiera kilka różnych decyzji naraz. Przy „przygotować prezentację” trzeba być może wybrać temat, odbiorców, materiały, kolejność slajdów i termin. Dopóki te elementy pozostają połączone w jednym haśle, trudno ocenić, od czego zacząć.
Warto rozróżnić trzy poziomy:
- cel: przygotować prezentację,
- zadanie: opracować slajdy,
- pierwszy widoczny krok: otworzyć dokument i wypisać trzy najważniejsze punkty.
Cel mówi, dokąd chcesz dojść. Zadanie opisuje większy fragment pracy. Pierwszy krok wskazuje czynność, którą możesz wykonać bez rozwiązywania całego problemu.
To nie jest diagnoza Twojego sposobu pracy. Warto po prostu sprawdzić, czy odkładane zadanie nie jest zbyt szerokie, żeby mogło pełnić funkcję następnego działania.
Od ogólnego zadania do pierwszego widocznego kroku
Przejdź przez cztery pytania. Zapisz odpowiedzi — samo zastanawianie się może pozostawić zadanie na tym samym poziomie ogólności.
1. Jakie zadanie odkładam?
Wybierz jedną rzecz, a nie całą kategorię problemów. „Ogarnąć projekt” jest zbyt szerokie. „Zebrać otwarte zadania dotyczące wdrożenia w jednym miejscu” daje już węższy punkt wyjścia.
Nie musisz wybierać zadania najważniejszego w całym tygodniu. Wybierz takie, przy którym naprawdę chcesz zobaczyć, co blokuje początek.
2. Po czym poznam, że naprawdę je rozpocząłem?
Poszukaj widocznego śladu działania. Może nim być otwarty dokument z pierwszymi punktami, lista zebranych materiałów, wysłane konkretne pytanie albo wybrany temat do nauki.
To pytanie pomaga odróżnić rozpoczęcie od przygotowywania się do rozpoczęcia. Samo zapisanie „muszę się tym zająć” nie zmienia jeszcze stanu zadania.
3. Jaka jest najmniejsza czynność, którą mogę wykonać?
Zmniejsz zakres tak, aby nie trzeba było od razu podejmować wszystkich decyzji. Pierwszym krokiem może być zebranie informacji, zapisanie pytań, wybranie jednego wariantu albo przygotowanie pustego dokumentu.
Nie chodzi o udawanie pracy. Dobra pierwsza czynność powinna zmniejszyć niejasność albo wytworzyć coś, na czym oprzesz kolejny krok.
4. Czy ta czynność jest zapisana konkretnym czasownikiem?
Sprawdź początek zdania. Czasowniki takie jak „wypisać”, „zebrać”, „wybrać”, „otworzyć”, „porównać”, „napisać” i „wysłać” pomagają zobaczyć działanie.
Uważaj na słowa „zająć się”, „ogarnąć”, „pomyśleć” i „popracować nad”. Mogą być przydatne w rozmowie, ale na liście zadań często pozostawiają zbyt dużo miejsca na kolejne decyzje.
Przykłady: ten sam problem zapisany konkretniej
Poniższe przykłady pokazują kierunek, a nie jedyne poprawne odpowiedzi. Twój pierwszy krok może wyglądać inaczej, jeśli masz inne materiały, ograniczenia albo kolejność decyzji.
- Przygotować ofertę → wypisać trzy potrzeby odbiorcy.
- Uporządkować projekt → zebrać wszystkie otwarte zadania w jednym miejscu.
- Napisać artykuł → zapisać pięć pytań, na które tekst ma odpowiedzieć.
- Zacząć naukę → wybrać jeden temat i otworzyć pierwsze źródło.
Zwróć uwagę, że żaden z tych kroków nie kończy całego zadania. Każdy tworzy jednak konkretny punkt startu.
Przykład: „przygotować ofertę”
Wyobraź sobie, że masz przygotować ofertę, ale nie wiesz jeszcze, które informacje powinny znaleźć się w dokumencie. Możesz wpisać na listę „pracować nad ofertą” i wracać do tego zapisu przez kilka dni.
Możesz też zadać sobie pytanie: „Po czym poznam, że naprawdę zacząłem?”. Odpowiedzią może być lista trzech potrzeb odbiorcy, które oferta powinna uwzględnić.
Wtedy zapis zmienia się na:
Wypisać trzy potrzeby odbiorcy, na które ma odpowiadać oferta.
To nadal nie jest gotowa oferta. Jest to jednak czynność, którą można wykonać, sprawdzić i wykorzystać przy następnym kroku. Jeśli po jej zapisaniu nadal nie wiesz, co robić, możesz powtórzyć tę samą metodę i rozbić kolejny fragment pracy.
Ten przykład jest hipotetyczny. W Twoim przypadku pierwszym krokiem może być zebranie wymagań, otwarcie wcześniejszej wersji dokumentu albo wysłanie jednego pytania do osoby, od której zależy dalsza praca.
Ćwiczenie: znajdź swój pierwszy widoczny krok
Zarezerwuj dziesięć minut i wykonaj ćwiczenie dla jednego odkładanego zadania. Nie wybieraj całej listy.
- Przez dwie minuty zapisz jedno zadanie, które odkładasz. Użyj pełnego zdania.
- Przez dwie minuty dopisz: „Poznam, że zadanie naprawdę się rozpoczęło, gdy…”.
- Przez trzy minuty uzupełnij zdanie: „Pierwszy widoczny krok to…”. Wybierz czynność, którą możesz wykonać bez rozwiązania całego problemu.
- Przez minutę sprawdź, czy w zapisie jest konkretny czasownik.
- Przez dwie minuty wykonaj ten krok albo przygotuj jego najbliższy możliwy fragment.
Na końcu powinien powstać zapis podobny do tego:
Zadanie: napisać artykuł o odkładaniu trudnych zadań.
Pierwszy widoczny krok: zapisać pięć pytań, na które artykuł ma odpowiedzieć.
Najważniejsze jest to, żeby ćwiczenie zakończyło się konkretnym zapisem i choćby małym działaniem. Sama refleksja może być pomocna, ale dopiero widoczny krok pokazuje, czy zadanie stało się łatwiejsze do rozpoczęcia.
Czego pierwszy krok nie powinien oznaczać?
Łatwo zamienić prostą metodę w kolejną listę przygotowań. Sprawdź, czy Twój krok nie jest:
- kolejnym ogólnym celem, na przykład „zająć się ofertą”,
- pełnym planem projektu z terminami i zależnościami,
- listą dziesięciu czynności, które trzeba wykonać przed właściwą pracą,
- zadaniem zależnym od wielu decyzji, których jeszcze nie podjąłeś,
- czynnością tak drobną, że nie zmniejsza niejasności i nie tworzy żadnego materiału do dalszej pracy.
Pierwszy krok ma być mały, ale nie przypadkowy. Powinien przybliżyć Cię do zrozumienia zadania albo przygotować konkretną podstawę kolejnego działania.
Mały eksperyment na dziś
Wybierz jedno odkładane zadanie i poświęć kilka minut wyłącznie na jego pierwszy widoczny krok. Potem zatrzymaj się i sprawdź, co się zmieniło.
Możesz zadać sobie trzy pytania:
- Czy teraz lepiej rozumiem, co jest do zrobienia?
- Czy wiem, jaki może być następny krok?
- Czy pojawiła się informacja albo decyzja, której wcześniej brakowało?
Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, to nie musi oznaczać porażki. Być może pierwszy krok nadal jest zbyt ogólny albo dotyczy niewłaściwego fragmentu zadania. Zmień zapis i sprawdź go ponownie w mniejszej skali.
Jeśli chcesz przepracować więcej sytuacji związanych z priorytetami, czasem, energią i organizacją pracy, zajrzyj do e-booka „Produktywność na Twoich Zasadach”. Ten artykuł pokazuje jeden mały krok; e-book pomaga spojrzeć szerzej na własny sposób działania.
Nie musisz dzisiaj kończyć całego zadania. Spróbuj tylko sprawić, żeby jego początek był widoczny. Czasem pierwszy mały krok nie rozwiązuje problemu, ale pozwala przestać patrzeć na niego jak na nieruchomą ścianę.