Masz pełną listę zadań, ale nie wiesz, które z nich naprawdę przesuną ważny temat do przodu?
Długa lista pokazuje, co jest do zrobienia. Nie zawsze podpowiada, od czego zacząć. Możesz więc poświęcić czas na wiele drobnych spraw, a zadanie, które otworzyłoby kolejny etap projektu, nadal będzie czekało.
W takiej sytuacji przydaje się spojrzenie przez pryzmat wpływu. Zamiast pytać tylko: „Co mogę szybko odhaczyć?”, zapytaj: „Które zadanie może dziś zrobić największą różnicę?”
Nie licz zadań. Sprawdź ich wpływ.
Łatwo pomylić ruch z postępem. Odpowiedź na wiadomość daje szybki rezultat. Uporządkowanie kilku drobnych spraw może poprawić samopoczucie. To jednak nie znaczy, że właśnie te zadania są najważniejsze dla Twojego celu.
Zasada Pareto jest często kojarzona z proporcją 80/20. W codziennej pracy nie musisz jednak udowadniać, że dokładnie taki układ występuje na Twojej liście. Potraktuj ją jako prostą soczewkę: poszukaj kilku działań, które mogą przynieść większą zmianę niż pozostałe.
Nie chodzi o to, żeby zignorować małe zadania. Chodzi o ustalenie kolejności.
Przykład: oferta zamiast dziesięciu wiadomości
Wyobraź sobie, że masz dziś do odpowiedzenia dziesięć drobnych wiadomości i dokończenie oferty, od której zależy kolejny etap projektu.
Możesz zacząć od wiadomości, bo są krótkie i łatwo je zamknąć. Pod koniec dnia zobaczysz kilka odhaczonych punktów. Oferta może jednak nadal nie być gotowa.
Możesz też najpierw zająć się ofertą. Nie oznacza to, że wiadomości przestają być ważne. Oznacza tylko, że wybierasz zadanie, które może odblokować dalszą pracę.
To jest różnica między pytaniem „co zrobię najszybciej?” a pytaniem „co najbardziej przesunie ważny temat do przodu?”.
Trzy pytania, które pomagają wybrać
Przejrzyj swoją listę i przy każdym ważniejszym zadaniu odpowiedz krótko:
- Co to zadanie odblokuje?
- Kto lub co czeka na jego wykonanie?
- Co zmieni się do końca dnia, jeśli zajmę się nim jako pierwszym?
Nie musisz tworzyć skomplikowanej tabeli. Kilka zdań wystarczy, żeby zauważyć, które zadanie ma szerszy skutek.
Jeśli coś zależy od innej osoby, sprawdź, jaki następny krok leży po Twojej stronie. Czasem nie możesz od razu zamknąć całej sprawy, ale możesz przygotować materiał, wysłać konkretne pytanie albo zebrać brakujące informacje.
Jak wybrać jedno zadanie z pięciu?
Zrób to w czterech krokach:
- Wybierz pięć zadań z dzisiejszej listy.
- Przy każdym zapisz, co może odblokować.
- Zaznacz jedno zadanie o największym możliwym wpływie.
- Zapisz jego pierwszy konkretny krok i zacznij od niego.
Słowo „możliwym” jest tu ważne. Nie masz pewności, jaki będzie efekt. Wybierasz zadanie na podstawie tego, co wiesz teraz, a potem sprawdzasz, co rzeczywiście się wydarzyło.
Jedno zadanie najpierw nie oznacza, że reszta znika
Wiadomości, telefony i drobne obowiązki nadal mogą być potrzebne. Pareto nie jest zachętą do odkładania wszystkiego, co nie daje dużego efektu.
To sposób na świadome rozpoczęcie pracy. Najpierw zajmujesz się sprawą, która może przesunąć ważny temat. Później wracasz do zadań, które podtrzymują codzienny rytm.
Jeśli wybrane zadanie okaże się większe, niż zakładałeś, nie musisz kończyć go za wszelką cenę. Sprawdź, jaki mały fragment możesz zrobić teraz. Ważne, żeby kolejny krok był jasny i możliwy do wykonania.
Ćwiczenie na dziś: dziesięć minut
Otwórz swoją listę zadań i przeznacz na to ćwiczenie dziesięć minut:
- Dwie minuty: wybierz pięć zadań.
- Trzy minuty: przy każdym zapisz odpowiedź na pytanie: „Co to odblokuje?”.
- Dwie minuty: zaznacz jedno zadanie o największym możliwym wpływie.
- Trzy minuty: zapisz pierwszy krok i ustal, kiedy się nim zajmiesz.
Wieczorem sprawdź nie tylko, czy zadanie zostało wykonane. Zastanów się też, co dzięki niemu stało się łatwiejsze, możliwe albo bardziej jasne.
Pytania do refleksji
- Czy częściej zaczynasz od zadania ważnego, czy od zadania najłatwiejszego?
- Które zadanie na Twojej liście może odblokować pracę innych osób albo kolejny etap projektu?
Produktywność nie zależy tylko od liczby wykonanych punktów. Zależy także od kolejności, w jakiej wybierasz swoje działania.