Zanim znów przesuniesz zaległe zadania na poniedziałek, sprawdź, co je zatrzymało. W 10 minut wybierz jedną rzecz do zachowania i jedną do zmiany.
Przejdź do ćwiczenia na 10 minut
Co zadziałało?
Poranny blok na jedno ważne zadanie.
Co zabierało energię?
Spotkania bez jasnych ustaleń.
Co zmienię?
Jedno spotkanie: 25 minut i lista spraw.
Otwierasz kalendarz, przenosisz niedokończone zadania i dopisujesz nowe. Rezerwujesz czas na najważniejsze sprawy. Masz nadzieję, że tym razem uda się zrealizować plan.
Tylko dlaczego zadanie, które miało zająć godzinę, wraca na listę po raz trzeci? Może między spotkaniami brakowało czasu, żeby się nim zająć. Może po południu nie było już energii na skupienie. Jeśli te warunki pozostaną takie same, zadanie znów może utknąć. Samo przeniesienie go na poniedziałek tego nie rozwiąże.
W mijającym tygodniu mogły też być momenty, kiedy praca szła Ci sprawnie. Warto sprawdzić, co wtedy pomagało, żeby uwzględnić to w kolejnym planie.
Retrospektywa tygodnia to krótki przegląd tego, co pomagało Ci działać, a co utrudniało pracę. Na tej podstawie wybierasz, co zachowasz i co zmienisz w kolejnych dniach.
Na początek przeznacz na nią dziesięć minut. Zapisz jedną rzecz do zachowania, jedną zmianę do wypróbowania oraz termin i sposób sprawdzenia efektu. Wystarczą kalendarz, kartka lub notatka w telefonie oraz trzy pytania.
Co w tym tygodniu zadziałało?
Zacznij od sytuacji, w których udało Ci się zrobić coś ważnego. Zajrzyj do kalendarza i listy ukończonych zadań. Poszukaj konkretnego momentu: zakończonego etapu projektu, spokojnej godziny pracy albo rozmowy, po której było wiadomo, co robić dalej.
Potem sprawdź, co temu sprzyjało. Być może zadanie miało jasno określony pierwszy krok. Może pomogła praca przed otwarciem poczty albo wcześniejsze ustalenie z zespołem, kiedy potrzebujesz skupienia.
Zapis „dobrze mi się pracowało” warto rozwinąć:
„We wtorek rano udało mi się przygotować szkic oferty. Pomogło to, że poprzedniego dnia były już zebrane materiały, a pierwsze spotkanie zaczynało się dopiero o jedenastej”.
Taka notatka podpowiada, co możesz powtórzyć. Samo odhaczenie zadania nie mówi jeszcze, jakie warunki ułatwiły jego wykonanie.
Zwróć też uwagę na energię. Może chcesz nadal robić przerwę, kończyć pracę o zaplanowanej porze albo mieć wolny wieczór. To również warto uwzględnić w kolejnym planie.
Co zabierało mi czas lub energię?
Przy drugim pytaniu przyjrzyj się momentom, w których praca stawała się trudniejsza. Co działo się wtedy w ciągu dnia?
Może między spotkaniami zostawało zbyt mało czasu na rozpoczęcie większego zadania. Może kilka razy trzeba było wracać do tej samej sprawy, bo brakowało decyzji. A może plan obejmował więcej pracy, niż mieściło się w dostępnych godzinach.
Opisz sytuację możliwie konkretnie. „Mam problem z organizacją” daje niewiele wskazówek. „W środę po czterech spotkaniach zabrakło mi energii na analizę, którą zaplanowano na popołudnie” pozwala już zastanowić się nad zmianą.
Sprawdź także, czy trudność się powtarzała. Jeden wyjątkowo wymagający dzień może wynikać z nagłej sytuacji. Podobny problem przez kilka dni daje powód, żeby uważniej przyjrzeć się organizacji pracy.
Uwzględnij swoje możliwości. Jeśli liczba spotkań zależy od innych osób, wnioskiem może być rozmowa o ich długości lub Twoim udziale. Wybierz działanie, na które masz wpływ.
Co zmienię w następnym tygodniu?
Wybierz jedną zmianę do przetestowania. Określ, co zrobisz, kiedy i po czym poznasz, czy to pomogło.
Wniosek z retrospektywy jest propozycją, którą sprawdzasz w praktyce. Jeśli zmiana Ci nie pomaga, możesz ją poprawić albo wrócić do wcześniejszego sposobu pracy.
Przykład: dobre poranki i zbyt wiele spotkań
Wyobraź sobie osobę, która w piątek znów przenosi niedokończone zadania na kolejny tydzień. Tym razem zagląda też do kalendarza i sprawdza, kiedy udało jej się zrobić najważniejsze rzeczy.
Zauważa, że najważniejsze zadania udawało jej się wykonywać rano. Później zaczynały się spotkania, a po nich trudno było wrócić do pracy wymagającej skupienia. Każdego dnia kończyła pracę z poczuciem zmęczenia i kilkoma przesuniętymi zadaniami.
Jej krótka retrospektywa mogłaby wyglądać tak:
- Zadziałało: poranny blok pracy nad jednym ważnym zadaniem, przed sprawdzaniem poczty.
- Zabierało energię: kilka spotkań dziennie; część kończyła się bez jasnych ustaleń.
- Zmiana na próbę: zaproponuje, żeby wtorkowe spotkanie statusowe, które sama prowadzi, trwało 25 minut. Wcześniej wyśle listę spraw do omówienia.
W kolejnym planie zachowuje poranny blok na ważne zadanie i próbuje skrócić jedno spotkanie. Po wtorkowym spotkaniu sprawdzi, czy zapadły potrzebne ustalenia i czy skończyło się o czasie. W piątek oceni też, czy odzyskany czas pomógł jej zająć się odkładanym zadaniem. Jeśli krótsze spotkanie utrudniło podjęcie decyzji, może lepiej je przygotować albo znów przeznaczyć na nie więcej czasu.
To przykład hipotetyczny. U Ciebie najlepsza pora na skupienie może przypadać po południu, a największą przeszkodą mogą być niejasne zadania. Własne notatki pomogą Ci wybrać eksperyment pasujący do Twojego tygodnia.
Jak ułatwić sobie następny przegląd?
Jeśli pod koniec tygodnia trudno Ci przypomnieć sobie konkretne sytuacje, pomocne mogą być krótkie notatki z poszczególnych dni.
To opcjonalna pomoc. Pierwszą retrospektywę możesz zrobić na podstawie kalendarza i tego, co pamiętasz z tygodnia, bez wcześniejszego prowadzenia notatek.
Możesz poświęcić pięć minut na podsumowanie dnia. Zapisz trzy rzeczy, które poszły dobrze, jeden obszar do poprawy i jeden konkretny cel na jutro. Po tygodniu wróć do zapisków i poszukaj powtarzających się wzorców.
Twój eksperyment na dziś: dziesięć minut
Otwórz kalendarz z mijającego tygodnia i przygotuj miejsce na kilka zdań. Możesz podzielić czas tak:
- Dwie minuty: przejrzyj zadania i spotkania. Przypomnij sobie, co rzeczywiście się wydarzyło.
- Trzy minuty: zapisz, co zadziałało i jakie warunki Ci pomogły.
- Trzy minuty: nazwij jedną rzecz, która zabierała czas lub energię.
- Dwie minuty: wybierz, co zachowasz i co zmienisz. Ustal, kiedy sprawdzisz efekt i po czym poznasz, czy zmiana pomogła.
Na koniec uzupełnij krótką notatkę:
Zachowam: …
W następnym tygodniu zmienię: …
Do tej notatki wrócę: …
Zmianę ocenię po tym, czy: …
Wpisz konkretny termin powrotu do notatki, na przykład piątek po zakończeniu pracy. Określ też, co sprawdzisz. W opisanym przykładzie będą to potrzebne ustalenia ze spotkania i czas na odkładane zadanie. Gdy wrócisz do notatki, zdecyduj, czy zachować zmianę, poprawić ją czy z niej zrezygnować.
Zanim przeniesiesz kolejne zaległe zadanie na poniedziałek, sprawdź, co utrudniało jego wykonanie i jakie warunki pomagały Ci pracować. Uwzględnij te obserwacje w nowym planie.